fbpx

Blog Details

  • Home
  • 5 consejos para reuniones más productivas

5 consejos para reuniones más productivas

Todos tenemos opiniones sobre las reuniones, por ejemplo, que algunas reuniones no son necesarias por el tipo de tema a tratar (que se puede resolver hasta con un correo o mensaje) o que algunas son innecesariamente largas. No es difícil mejorar las reuniones. Con una mínima preparación y previsión, las reuniones pueden ser una experiencia más productiva para todos.

Una clave para llevar a cabo mejores reuniones es comprender primero qué tipo de reunión tienes la intención de realizar y luego prepararte para ello en consecuencia. Veamos los cuatro tipos de reuniones más comunes:

  1. Reunión Informativa
  2. Reunión de discusión y colaboración
  3. Reunión de check-in
  4. Reunión de operación de trabajo

1. Programa la reunión con una anticipación adecuada

Algunas reuniones deben estar en el calendario semanas antes de que se lleven a cabo. Por ejemplo, cualquier reunión con una gran cantidad de asistentes, como una reunión general de la empresa o una reunión trimestral de accionistas, debe programarse con suficiente anticipación para ayudar a la mayor cantidad de personas posible a aclarar su agenda.

Otras reuniones, especialmente las reuniones internas, no deberían programarse con demasiada antelación. Una semana o dos es suficiente para la mayoría. Si el propósito de una reunión es continuar o resolver una discusión o un proyecto que ya ha comenzado, no querrás que pase demasiado tiempo entre la discusión más reciente y la reunión, ya que las personas deben asistir a la reunión con las ideas aún frescas en sus mentes.

Cuando busques una fecha y hora para una reunión que funcione para todos, utiliza una herramienta de programación de reuniones. Eliminan el dolor de la programación y aceleran el proceso.

reuniones más productivas 5 consejos

2. Deja el asunto de la reunión claro y en una sola línea

Ya sea que programes una reunión con una invitación de calendario o un simple correo electrónico o mensaje de Slack, usa una línea de asunto clara. Es clave para la productividad de todos. La línea de asunto debe indicar en pocas palabras no sólo el tema de la reunión, sino su propósito. Una línea clara del asunto de la reunión ayuda a que todos comprendan por qué están invitados a la reunión en primer lugar, y también avisa a las personas sobre cómo deben prepararse con anticipación.

3. Ten una agenda y objetivos

Una agenda es una lista de cosas que sucederán en una reunión, generalmente en orden secuencial. Las reuniones de debate realmente se benefician de tener una agenda, ya que es el horario de la reunión.

Una agenda por sí sola no le dice a la gente lo que debe suceder como resultado de la reunión. Entonces, además de tener una agenda, necesitas cumplir con los objetivos.

reuniones más productivas 5 tips

¿Qué decisiones se deben tomar al final de la reunión? ¿Qué resultados se producirán al final de esta reunión? Si eres invitado a una reunión con un nuevo contacto, es perfectamente razonable preguntar: “¿Qué esperas obtener de esta reunión?”

Dependiendo de la complejidad de la reunión, es posible que no necesites que la agenda y los objetivos sean explícitos. Por ejemplo, el propósito de una reunión de verificación es siempre el mismo: verificar, revisar el progreso y plantear inquietudes. Es probable que no necesites una agenda explícita para ese tipo de reuniones. A veces, los objetivos están implícitos en la línea del asunto, un ejemplo es “Establecer programación para la edición de agosto de la revista”. El objetivo es completar esa tarea en una reunión de trabajo.

4. Define el líder de la reunión

Cada reunión necesita un líder o colíderes. En la mayoría de los casos, es la persona que convocó a la reunión. Sé explícito al decidir quién o quiénes tomarán este rol.

Es muy molesto asistir a una reunión que no tiene líder; a menudo terminan por no tener rumbo y a veces nadie sabe cómo encaminarla hacia alguna parte. Igualmente, resulta muy frustrante cuando más de una persona quiere liderar una reunión y hay una especie de lucha de poder. Evita que esto ocurra siendo muy específico en quién está a cargo.

5. ¡Utiliza tecnología!

Con nuestras soluciones en Corporativos reinventa tu oficina y colabora en línea


Contáctanos y reinventa tu oficina

Leave Comment