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5 consejos para reuniones más productivas

Todo el mundo tenemos opiniones sobre las reuniones, por ejemplo, por qué algunas reuniones no son necesarias por el tipo de tema a tratar (que se puede resolver hasta con un correo o mensaje) o qué las hace innecesariamente largas. No es difícil mejorar las reuniones. Con una mínima preparación y previsión, las reuniones pueden ser una experiencia más productiva para todos.

Una clave para llevar a cabo mejores reuniones es comprender primero qué tipo de reunión tiene la intención de realizar y luego prepararse para ello en consecuencia. Veamos los cuatro tipos de reuniones más comunes:

  1. Reunión Informativa
  2. Reunión de discusión y colaboración
  3. Reunión de check-in
  4. Reunión de operación de trabajo

1. Programar la reunión con el periodo de tiempo adecuado

Algunas reuniones deben estar en el calendario semanas antes de que se lleven a cabo. Por ejemplo, cualquier reunión con una gran cantidad de asistentes, como una reunión general de la empresa o una reunión trimestral de accionistas, debe programarse con suficiente anticipación para ayudar a la mayor cantidad de personas posible a aclarar su agenda.

Otras reuniones, especialmente las reuniones internas, no deberían programarse con demasiada antelación. Una semana o dos es suficiente para la mayoría. Si el propósito de una reunión es continuar o resolver una discusión o un proyecto que ya ha comenzado, no querrá que pase demasiado tiempo entre la discusión más reciente y la reunión. Las personas deben asistir a la reunión con las ideas aún frescas en sus mentes.

Cuando busque una fecha y hora para una reunión que funcione para todos, utilice una herramienta de programación de reuniones. Eliminan el dolor de la programación y aceleran el proceso.

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2. Asunto de la reunión clara y en 1 sola línea

Ya sea que programe una reunión con una invitación de calendario o un simple correo electrónico o mensaje de Slack, use una línea de asunto clara. Es clave para la productividad de todos. La línea de asunto debe indicar en pocas palabras no solo el tema de la reunión, sino su propósito. Una línea clara del asunto de la reunión ayuda a que todos comprendan por qué están invitados a la reunión en primer lugar. También advierte a las personas sobre cómo deben prepararse con anticipación.

3. Tener una agenda y objetivos

Una agenda es una lista de cosas que sucederán en una reunión, generalmente en orden secuencial. Las reuniones de debate realmente se benefician de tener una agenda. Es el horario de la reunión.

Una agenda por sí sola no le dice a la gente lo que debe suceder como resultado de la reunión. Entonces, además de tener una agenda, necesitas cumplir con los objetivos.

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¿Qué decisiones se deben tomar al final de la reunión? ¿Qué resultados se producirán al final de esta reunión? Si es invitado a una reunión con un nuevo contacto, es perfectamente razonable preguntar: “¿Qué espera obtener de esta reunión?”

Dependiendo de la complejidad de la reunión, es posible que no necesite que la agenda y los objetivos sean explícitos. Por ejemplo, el propósito de una reunión de verificación es siempre el mismo: verificar, revisar el progreso y plantear inquietudes. Es probable que no necesite una agenda explícita para ese tipo de reuniones. A veces, los objetivos están implícitos en la línea del asunto. Un ejemplo es “Establecer programación para la edición de agosto de la revista”. El objetivo es completar esa tarea en una reunión de trabajo.

4. Definir el líder de la reunión

Cada reunión necesita un líder o colíderes. En la mayoría de los casos, es la persona que convocó a la reunión. Sea explícito al decidir.

La peor reunión a la que jamás asistí no tuvo líder. No tenía dirección y nadie sabía cómo encaminarnos. Aproximadamente a la mitad, me di cuenta de que varias partes pensaban que yo debía liderar. Me sentí completamente humillado y enojado con la persona que lo programó sin dejar en claro quién se suponía que dirigía la conversación. Lo peor de todo es que la reunión fue completamente improductiva para todos. En otra escena imprudente, una vez que convoqué una reunión, la programé y tenía la intención de ejecutarla, solo para que otro colega se hiciera cargo por completo. Ese fue exasperante.

5. ¡Utiliza tecnología!

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