Integra fácilmente a toda la oficina en una llamada interactiva

La integración del equipo puede ser un desafío cuando el equipo está disperso en diferentes espacios. Prueba estas ideas para ayudar a tus empleados a conectarse sin importar dónde se encuentren.

A medida que más equipos se vuelven completamente remotos, o hacen la transición a un modelo híbrido que incluye trabajadores remotos y en la oficina, es importante mantener ese sentido de conexión y cordialidad para con los empleados. Trabajar separados unos de otros puede generar sentimientos de aislamiento y soledad, por lo que las actividades de vinculación en equipo pueden ser increíblemente útiles para hacer que las personas se sientan como si no estuvieran solas.

Encontrar formas de conectarse virtualmente con los demás es una actividad en sí misma, por lo que reunimos algunas ideas que te ayudarán a ti y a tus equipos a mantenerse conectados independientemente de dónde estén todos.

Ten en cuenta que muchas de estas actividades asumen el uso de plataformas de videoconferencia como Zoom, Slack o Google Hangouts para facilitar la participación del grupo. Hay muchas plataformas como estas disponibles de forma gratuita si tus equipos aún no están utilizando algún tipo de sistema de videoconferencia.

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Preparativos antes de la reunión

1. Familiarízate con las herramientas para reuniones en línea

Las mejores reuniones en línea incluyen tres elementos esenciales que debes recordar: conexión, colaboración y comentarios. Si mantienes estos elementos, harás que los participantes se sientan más comprometidos y, al mismo tiempo, mantendrás la reunión productiva.

Sólo hay unas pocas soluciones en el mercado que respaldan estos tres puntos, que son fundamentales para las reuniones remotas (como Miro o las soluciones de Google: Docs, Hangouts, etc.). Puedes aplicar una combinación de herramientas, donde cada herramienta se relaciona con una determinada tarea, de acuerdo con las cualidades de cada plataforma.

2. Conoce tus herramientas y ten un plan B

Es posible que sepas cómo encender la cámara de video y enviar un código para que los participantes ingresen cuando se unan. Sin embargo, conocer más a fondo tu software y hardware puede ayudarte a usar sus herramientas de manera más efectiva y resolver problemas más rápido.

Adquiere el hábito de marcar o conectarte en línea al menos 5 minutos antes, para que puedas configurar las instalaciones con anticipación o recurrir a un plan B.

3. Prepara un espacio compartido

¿Cuál es el mayor beneficio de una reunión real? Es la interacción cara a cara, que es el resultado de compartir un espacio determinado. Pero un espacio virtual incluye archivos, chats, pantallas compartidas o pizarras colaborativas en línea. Esta combinación de facilidades influye positivamente en la presencia de empleados remotos en una reunión.

4. Planifica la agenda cuidadosamente y compártela con anticipación.

Reunirse para una reunión remota requiere esfuerzo, así que no pierdas el tiempo durante ésta. Ten un plan con elementos específicos y apégate a él. Es mejor compartir la agenda con anticipación con los que participarán en la reunión, para que todos puedan prepararse.

5. Invita a las personas adecuadas

Es difícil mantener una reunión remota con una gran cantidad de participantes, debido a las capacidades de la tecnología y la capacidad de todos para contribuir a la conversación. Comienza a practicarlo con grupos más pequeños de personas y aumenta el número cuando logres el éxito de la administración remota. De 1 a 10 personas es un buen número para comenzar, porque si hay muchas personas en la llamada, hay una expectativa menor de tu participación en la conversación.

6. Presenta a todos

Es difícil mantener una reunión remota con una gran cantidad de participantes, debido a las capacidades de las plataformas, no siempre se muestran todos los oradores en pantalla. Algunos programas muestran un ícono o una imagen de quién está involucrado en la reunión, pero es una buena práctica presentar a todos los asistentes, así al menos tendrán una referencia de quién es cada quién y en caso de participar, podrán generar interacción con las personas adecuadas.

7. Recuerda el objetivo de la reunión.

Recuerda a los participantes el objetivo de la reunión una vez que comience. Si usas una pizarra de colaboración en línea, puedes colocar fácilmente una leyenda con el objetivo de la reunión y lo que debe lograrse al final, para que todos los participantes lo tengan claro en todo momento durante la reunión.

8. Pide a los participantes que contribuyan

Pedir comentarios directamente ayuda a los miembros del equipo a sentirse comprometidos. Y recuerda, los oyentes sólo pueden escuchar a una persona a la vez con claridad, así que túrnense para hablar. Comunicarse con todos en la reunión individualmente o pedirles específicamente sus contribuciones es una buena manera de involucrar a las personas. 

9. Envía un seguimiento

Recuerda a quienes participaron los puntos principales de la reunión y la dirección que tomarán de acuerdo con lo hablado. Esto aumenta la efectividad de la reunión y refuerza la importancia de las reuniones remotas para los miembros de su equipo.

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