Digital Signage: Lo que la comunicación interna puede aportar a tu empresa

 

Si bien el concepto de empresa es uno que se ha definido y redefinido incansablemente desde su origen, y más aún a medida que la virtualidad se impone sobre todos los ámbitos de nuestro mundo, un aspecto central de las empresas es su componente humano. En términos sumamente sencillos, una empresa se puede definir como un conjunto de personas que trabajan orientadas hacia un mismo fin, y como sucede en la mayoría de las actividades humanas, sólo puede funcionar mediante la comunicación entre personas.

La comunicación humana es tan importante que una de las fábulas más antiguas y conocidas de la historia es sobre personas que dejan de poder colaborar en un proyecto en común porque empiezan a hablar en diferentes idiomas. De manera análoga, en una empresa es posible que la operación completa se desmorone si la comunicación entre sus colaboradores no es clara y continua.

A primera vista, en el mundo actual se han franqueado los obstáculos que dificultan la comunicación, como la distancia y el desfase temporal entre las personas, sin embargo, saber aprovechar de la mejor manera las herramientas tecnológicas que nos ayudan en este respecto es algo que siempre se puede hacer más a fondo y que puede tener excelentes resultados en tu empresa. Una de estas herramientas, que además está en constante innovación y empieza a implementarse en todo tipo de negocios, es la señalización digital y su uso para la comunicación interna.

A menudo hay situaciones en las que es necesario llamar la atención de todos tus colaboradores a la vez, para que tomen cualquier tipo de acción más allá de sus tareas habituales; ya sea asistir a un evento o atender algún tipo de urgencia, por ejemplo. Por lo general las organizaciones optan por informar a sus empleados a través de canales de comunicación como el correo electrónico y la mensajería instantánea, sin embargo, este tipo de comunicación se ha convertido en una parte tan cotidiana de la vida de todos nosotros que es fácil pasar por alto estos mensajes. 

La ventaja de la señalización digital frente a medios más convencionales de comunicación interna es que es más difícil de ignorar una imagen llamativa que un mensaje de texto, además de que se pueden implementar en muchos dispositivos a la vez, ya sea en pantallas especializadas de señalización digital, computadoras en las estaciones de trabajo de los empleados e incluso dispositivos móviles como teléfonos celulares y tabletas.

Los mensajes que pueden soportar las soluciones de señalización digital son además de formatos muy diversos, y se siguen diversificando a medida que los programas informáticos se actualizan mediante su conexión a la nube, esto permite que puedas probar con diferentes tipos de contenido, como videos con o sin audio, imágenes estáticas y en movimiento, etcétera; para analizar cuál de ellos es el que mejor funciona en tu empresa, o bien para alternar entre unos y otros, manteniendo la novedad y el dinamismo. 

Otra ventaja muy importante de las soluciones de señalización digital es lo fácil que resulta actualizar el contenido simultáneamente en todos los dispositivos en los que éstas se implementan. Cuando se utilizan equipos no especializados para señalización digital, el contenido por lo general tiene que llevarse manualmente de una pantalla a otra con algún dispositivo de almacenamiento, como una memoria USB o un disco; este proceso es especialmente tedioso e ineficiente en organizaciones donde los trabajadores se encuentran en un espacio muy grande o en diferentes locaciones en un área geográfica. El tiempo que tomaría trasladar mensajes de comunicación interna de esta manera es prácticamente igual al que tomaría decirlos de manera verbal a todos los trabajadores. Las pantallas de señalización digital están embebidas con un software que les permite estar interconectadas y administrar sus contenidos desde una computadora a través del internet.

Hay algunas consideraciones que es bueno tener al momento de considerar la implementación de un sistema de señalización digital. En primer lugar, hay que estrategizar la ubicación de las pantallas en cuanto a la afluencia del personal; mientras más concurrido sea el lugar donde se instalen, a más empleados puede llegar el mensaje y la comunicación es más eficiente. Por otro lado, si la información que se va a transmitir es más delicada, y conviene que no esté al alcance de clientes u otras personas externas, hay que destinar ese contenido a zonas que sólo sean accesibles para el personal, por lo que es buena idea tener pantallas instaladas en estos lugares, o bien limitar la difusión del mensaje a las estaciones de trabajo y los dispositivos móviles de la empresa.

De igual manera, es buena idea evitar ser invasivo con los mensajes que se envían, en especial con aquellos que se muestran en las computadoras y dispositivos móviles de los empleados; no todos los anuncios que puedas hacer tendrán la misma premura, por lo que no es necesario que todos se muestren en sus pantallas individuales. Algunos mensajes que puedes transmitirles mediante estos dispositivos son recordatorios de trámites importantes, fechas de presentaciones y plazos de entrega; información que les convenga tener en cuenta para optimizar su forma de trabajo.

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